鍵は兼務スタッフ宿泊業務の省力化。安全で満足度の高いネイチャーガイド提供へ

【Challenge】ネイチャーガイドと宿泊業務が重なる時間を、WASIMILで効率化

ーーやんばる学びの森様は2025年4月からWASIMILをご導入いただいています。どのような点をアップグレードする必要があると感じておられたのでしょうか。

当施設の大きな特徴は、自然ガイドによるネイチャーツアーです。しかし、チェックインやチェックアウトが集中する時間帯は、ツアーの時間帯とほぼ重なってしまっています。

チェックイン開始が15:00、午後のツアー終了が16:00、大浴場のオープンが17:00ですので、この時間帯は、スタッフがせわしなく動いています。チェックアウトに関しても同様で、刻限である10:00が午前のツアー集合時間という状態です。もともと清掃との連絡は電話で行っていましたので、こちらもかなりせわしない印象があったのではないかと思います。

WASIMILは、予約エンジンとPMSが一体化していて、クレジットカードのシステム連携などの利便性が高いことから、当施設でも他施設に続いて導入が決まっていました。一方で、現場側としては「新たなシステムで宿泊業務を省力化し、自然ガイドの準備などに十分な時間を割きたい。お客様満足度を高めたい」という気持ちが強くあったのです。

‍

ーー導入時に苦労した点などはありましたか？

導入作業では、料金設定と予約情報の引き継ぎの2点がやや大変でした。料金設計を事前に細かくすりあわせできていなかったこと、以前の予約メモが複数の箇所にまたがっていたことが、それぞれ原因でした。ただ、いずれも担当の方に相談すると真摯にサポートしてくださり、無事に問題なく運用できる状態になりました。WASIMILさんは施設側の声に寄り添って対応してくださいますので、導入を予定されている施設様は、このあたりは事前に相談しておくと良いと思います。

‍

ーー導入後は、主にどのような機能を使用されていますか？

お客様が直接使う部分としては、予約エンジンです。見やすく、写真などもしっかりといれることができるので、実際の滞在時のイメージとズレがない点が良いですね。

スタッフ側が扱うPMSは、運用するスタッフの年齢層が高めですので、ごくシンプルな機能に絞って使用しています。清掃スタッフにもタブレットを持ってもらい、「カレンダー」の画面に「色」で表示される各部屋のステータスを見て、清掃に入れるかどうかを判断してもらっています。予約管理や宿泊業務で使うのも、主にこの画面です。

また、スタッフの勤務シフトの作成を行う際、「予約」で期間を絞り込み、合計人数や食事人数を確認できる機能も使用しています。以前はこうしたフィルター・計算機能がなく、全て手計算で行っていましたので、今は本当に助かっています。

‍

【Success】清掃との連携をはじめとした業務の省力化。生まれた余裕がお客様の声を増やす

ーーアップデートを図りたかった部分に対して、効果のほどはいかがでしたでしょうか。

特にチェックアウト時の忙しさが軽減されてきました。以前は清掃スタッフへの電話連絡まで手が回らず、事務所に直接確認に来てもらうようなこともあったのですが、現在はタブレット画面で直接目視・確認ができるので、清掃側の負担も軽減できていると思います。

また「予約」のフィルター機能は、シフト作成などの事務作業の時間短縮につながっています。手計算はかなり手間だったので、ここは非常に嬉しい部分です。

‍

ーー業務効率化を果たすことで、どのような点に良い効果があるのでしょう。

私達が力を入れたいと考えているネイチャーガイドの質向上に直結しています。参加するお客様の安全面と満足度を高める上で、ガイドが準備や受付を余裕をもって行うことは非常に大切です。忘れ物や集合時間への遅延などの基本的なミスを防ぐことができますし、お客様とのコミュニケーションがより充実したものになります。

‍

ーーその点に関して、効果の実感はありますか？

まだ導入間もないので体感レベルですが、宿泊後のお客様アンケートの枚数が増えているように思います。また、そこに記載されるコメントも「ネイチャーツアーがとても良かったです」「お部屋も綺麗で快適でした」など、満足度の高さを示すようなお声が増えました。

予約エンジンでの情報とズレがなくなり、お客様とスタッフのやりとりにも余裕がでてきたことは、顧客満足度向上の要因の一つになっていることは間違いありません。「スタッフさんが優しく丁寧に対応してくれました」という内容が多くなったことは、本当に喜ばしいと思います。

‍

ーー今後、WASIMILには、どのような点を期待していますか？

当施設は少人数で運営しておりますので、今後もWASIMILには業務の省力化の面で期待しています。PMSと連動した自動チェックイン・チェックアウト機能はまだリリースされていませんが、これらの機能が使えるようになれば、今以上に自然ガイドなどのソフト面に力を注ぐことができるようになるはずです。

また、年齢の高いスタッフでもより使いやすくなるよう、さらなる操作性改善を図っていただけると嬉しいですね。WASIMILは、施設の意見をシステムに反映してくださる姿勢がこれまでもよく伝わってきましたので、今後も大いに期待しています。

‍

ーー本日は誠にありがとうございました。今後もシステム改善に努めていきますので、どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。